Tugas Keempat "Loogbook"

LOG BOOK TRAINING

Nama                                       : Ni Ketut Herlin Sukiani

Nim                                         : 13.3.02.139

Program Studi                         : D3 Perhotelan

Tempat Training/Departemen : Sudamala Suites & Villas / Front Office Departement

Masa Training                         :  ( 01 Juli 2015 s/d 04 Januari 2016 )

BAB I

GAMBARAN UMUM HOTEL SUDAMALA

1.1    Sejarah Hotel

        Sudamala Suites and Villas memulai pembangunan proyek pada bulan Agustus 2012 dan melakukan grand opening pada tanggal 20 Juli  2013. Sudamala Senggigi merupakan hotel butik yang mewah yang merupakan pengembangan dari Hotel Sudamala yang ada di sanur Bali. Terletak di depan pantai Mangsit yang masih relatif sepi dibanding senggigi.

      Pemilik hotel Sudamala adalah bapak Benjamin Subrata, merupakan sarjana Teknik Mesin dari Universitas Sussex, Inggris. Telah memegang berbagai posisi operasional dan manajemen dalam bidang perindustrian, pertambangan, power generation, jasa keuangan dan lain-lain. Yang saat ini menjabat sebagai Chairman PT. Puri Usaha Kencana dan PT Puri Energi Kencana, komisaris, independen, di PT. Asahimas Flat Glass Tbk dan PT. GOZCO Plantation Tbk. Dan pemilik dari PT. Griya Usaha.

Sudamala merupakan hotel kedua yang dibangun setelah pemilik membangun hotel Sudamala di Sanur Bali.

1.2       Fasilitas-Fasilitas Hotel

            Adapun fasilitas-fasilitas yang dimiliki oleh Hotel Sudamala Mangsit Adalah :

1.2.1        Fasilitas kamar

35 guest room, yang terdiri dari 7 private pool villa, dan 28 selebihnya adalah deluxe suites. Deluxe suites room dibagi berdasarkan view atau pemandangan dari masing-masing kamar diantaranya 8 kamar sunset view , 12 kamar ocean view dan 8 kamar garden view.

1.2.2 Olah Olah Restaurant

Olah-olah Restaurant terletak di tengah-tengah Sudamala khususnya dekat dengan pantai. Dimana tamu dapat menikmati sambil melihat pantai dan adapun Olah-olah Restaurant menyediakan deck juga agar tamu dapat menikmati lebih dekat dengan pantai. Olah-olah Restaurant dibuka dari jam 07.00 hingga 23.00, Olah-olah restaurant khusunya breakfast menggunakan alacart’e . Olah-olah Restaurant lebih mengenal dengan budaya tradisional lombok begitupun juga dengan makanannya, menggunakan makanan tradsional lombok seperti begibung,dessertnya ada kelepon , ketan dll.

1.2.3        Pool

Pool terletak tepat di depan Restaurant. Pool untuk ukuran anak-anak hingga dewasa dengan ukuran paling dalam yaitu 1,3 meter.                                                                

1.2.4     Free Wifi

Untuk wifi disediakan di seluruh area hotel Sudamala saja.

1.2.5     Library

Untuk library diberi nama Bayan Library, terletak dekat dengan deck restaurant. Dimana tamu dapat bersantai membaca buku sehabis mereka makan ataupun hanya meluangkan waktu senggang tamu.

1.2.6     Spa

Untuk spa diberi nama yaitu Mangro Tree Spa, terletak dekat dengan lobby. Mango Tree Spa buka dari jam 09.00 pagi hingga 21.00 malam. Mango Tree Spa lebih dekat dengan nuansa alam dimana disana ada banyak tumbuhan dan juga pohon mangga dan pohon asam. Jadi setiap tempat atau kamar spa dinamai masing-masing dengan nama buahan.

1.2.7     Yoga class

Yoga class yang diadakan 2 kali seminggu mulai dari jam 07.00 hingga 08.00 hanya Selasa dan Sabtu.yang dilakukan di deck restaurant menghadap ke pantai.

1.2.8        Bar

Bar terletak dekat dengan Library.

1.2.9     Busininess Centre

Businness centre terletak di area lobby, dimana menyediakan seperti kain songket , baju & topi sudamala, dan juga menyediakan berbagai macam gerabah dengan bentuk yang unik dan ada juga menyediakan seperti sangkar ataupun untuk tempat lampu yang unik .

1.2.10  Rent Sepeda

Rent Sepeda kami juga menyediakan yaitu depan lobby sebelah kiri dekat dengan pohon jepun. Biasanya tamu menyewa untuk berbelanja ke senggigi atau hanya ingin berjalan-jalan dengan santai .

1.3       Struktur Organisasi Front Office Departement :

Assistent Front Office Manager

1.3.1 Struktur organisasi Front Office Departement di Hotel Sudamala , Lombok:

Receptiont

Guest Relation Officer

Supervisor

Driver

Driver

Guest Service Agent

Senior Driver

Receptiont

Receptiont

 

Sumber : Front Offoce Departement, Sudamala Suites& Villas , Lombok.

1.3.3         Job Description in Front Office Departement

a.       Assisten Front Office Manager

        Area kerja Assistant Front Office Manager adalah Front Office area, Executive floor, dan Business center. Ringkasan pekerjaan assistant  front office manager adalah membantu kelancaran tugas front office, menggantikan front office manager ketika berhalangan, dan menkoordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaanya.

b.      Supervisor

Tugas Supervisor (penyelia) mengacu pada kata supervise adalah memonitor, mengawasi dan mengarahkan anak buah yang dipimpinnya meruuk dengan sesuai standar kerja atau pedoman arahan dari jabatan diatasnya. Jika dikembangkan akan memiliki tugas-tugas umum sesuai dengan bidang yang dikembangnya.

c.       Guest Service Agent

Tugas dari Guest service agent yaitu  menghandle tamu pada proses check-in sampai dengan proses check-out .

d.      Guest Relation Officer

Tugas dari seorang Guest Realation Officer yaitu Menerima atau menyambut tamu yang baru datang, mengantar dan menjelaskan tamu perihal hotel, baik kamar atau fasilitas dan hal-hal lain yang berkaitan dengan hotel, menangani tamu di Lobby, menerima dan menjelaskan keluhan dari tamu, menindaklanjuti komplain dari tamu yang bersangkutan.

e.       Receptiont atau Receptionist

Receiption atau Receptionist mempunyai tugas dan tanggungjawab yang penting dalam menunjang tujuan dari sebuah hotel karena bagian ini banyak berhubungan langsung dengan pengunjung dan tamu hotel.Rinciannya sebagai berikut :

1.      Menyambut tamu.

2.      Memproses pendaftran tamu.

3.      Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar untuk tamu.

4.      Menangani kunci kamar tamu.

5.      Menjawab telepon dengan cepat dan ramah.

6.      Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar & sleep out.

7.      Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.

8.      Menyelesaikan permasalahan tamu yang berhubungan dengan produk dan pelayanan hotel.

9.      Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu dan kamar seperti laporan tingkat hunian kamar, laporan tamu yang menginap di hotel.

f.       Senior Driver atau Driver

Tugas dari seorang Senior Driver atau Driver yaitu :

1.      Menjemput dan mengantar tamu dari dan ke bandara sesuai dengan standart hotel.

2.      Menyiapkan daftar tamu dan jam kedatangannya di bandara.

3.      Menyiapkan kendaraan yang sesuai dengan jumlah tamu dan bagasi yang diperlukan.

4.      Menyiapkan papan penyambutan sesuai dengan nama tamu.

1.4       Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia (SDM) hotel the Sudamala Suites & Villas Front Office Departement :

No	Name	Current Position	outlets	education	Hire date
1.	I Ketut Saputranadi	Asistant Front Office  Manager	Front Office	Diploma III	2013 hingga saat ini
2.	Rumadi	Supervisor	Front Office	Diploma III	2013 hingga saat ini
3.	Ni Putu Novita Dewi	Guest Service Agent	Recptiont	Diploma I	2014 hingga saat ini
4.	I Gede Wida Kartika	Guest Relation Officer	Receptiont	Diploma I	2014 hingga  saat ini
5 .	I Ketut Juliarta	Senior Front Office	Receptiont	SMK	2013 hingga saat ini
6.	Salma	Senior Front Office	Receptiont	SMA	2013 hingga saat ini
7.	Lalu Suparman	Senior  Driver	Bell Driver	SMK	2013 hingga saat ini
8.	Hj. Zul	Driver	Bell Driver	SMA	2014 hingga  saat  ini
9.	Taufik	Driver	Bell Driver	SMA	2014 hingga  saat ini

Sumber: Personalia dari Sudamala Suites & Villas Senggigi, Lombok.

Berdasarkan table di atas, dapat disimpulkan bahwa kualifikasi staff yang bertugas pada Front Office Departement  sudah memenuhi standart yang di butuhkan oleh hotel tersebut.

           

2.5 Departemen-Departemen Hotel

            Beberapa departemen yang ada di Hotel Sudamala antara lain:

2.5.1.   Front Office Departement

            Front Office Departement adalah bagian dalam struktur kerja hotel yang bertanggungjawab proses check in & check out tamu. Dalam melaksanakan fungsi organisasi Front Office Departement dipimpin oleh Front Office Manager (        FOM).

Adapun seksi-seksi di Front Office Departement adalah sebagai berikut:

a.       Reception

b.      Guest Service Agent

c.       Guest Relation Officer

d.      Driver

2.5.2.   Food and Beverage Departement

            Food and Beverage Departement adalah departemen hotel yang menyediakan makan dan minum sekaligus menyajikan langsung ke tamu, selain itu juga merencanakan kegiatan-kegiatan yang dapat menarik tamu untuk makan dan minum d restaurant dalam suatu hotel, melakukan pembelian bahan makanan dan minuman, penyiapan bahan makanan dan minuman. Adapun Food and Beverage Departement terbagi menjadi dua yang terdiri dari :

a.       Food and Beverage Product

Food and Beverage Product adalah tempat yang menyajikan makanan, mulai dari proses pemasakan sampai berupa makanan jadi.

b.      Food and Beverage Service

Food and Beverage Service adalah bertugas menangani penghidangan makanan dan minuman, penyiapan beberapa jenis minuman diantaranya minuman campuran  (mixed drinks). Dalam suatu hotel f&b service berfungsi sebagai penjamu pelayanan makanan dan minuman pada tamu.

2.5.3.   Housekeeping Departement

Housekeeping Departement merupakan salah satu bagian yang mempunyai peranan dan fungsi yang sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada tamu, seperti kita ketahui hotel paling utama menjual kamar, terutama menyangkut masalah pelayanan kenyamanandan kebersihan ruang hotel. Tata graha bertanggungjawab memelihara kebersihan, kerapian dan kelengkapan kamar-kamar tamu tempat umum (public area) yang ada di hotel yang terdiri dari :

Housekeeping terbagi atas beberapa seksi antara lain:

a.          Bagian Lantai (Floor Section)

b.         Bagian Kamar Tamu (Public Area Section)

c.          Bagian Linen (Linen/Uniform Section)

d.         Bagian Binatu (Laundry Section)

2.5.4.   Accounting Departement

            Accounting Departement adalah yang bertugas mengelola hotel baik yang bersifat penerimaan maupun yang bersifat pengeluaran.  

.

2.5.5.   Personalia/HRD Departement

                    Personalia Departement adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, manajer untuk dapat menunjangaktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.

2.5.6.   Engineering Departement.

            Engineering Departement adalah tugasnya merencanakan perencanaan pemasangan dan pemeliharaan gedung serta perlengkapan hotel lainnya yang berupa elektronik.

2.5.7.   Marketing Departement

            Marketing Departement adalah suatu bagian yang memasarkan produk hotel, promosi, dan juga penjualan produk-produk hotel.

2.5.8.   Purcashing Departement

            Purcashing Departement adalah yang bertugas membuat laporan pembelian & pengeluaran barang , melakukan pemilihan atau seleksi rekanan pengadaan  sesuai kriteria perusahaan dan memastikan kesediaan barang atau material melalui mekanisme audit atau cotrol stock dll.

2.5.9.   Security Departement

            Security Departement adalah suatu section atau bagian yang bertugas dan bertanggungjawab dalam menangani keamanan dan ketertiban hotel dan  menjaga  tamu yang menginap baik tamu dari dalam hotel maupun tamu dari luar hotel.

2.6 Hubungan kerja sama Front Office dengan beberapa Departement  Hotel

            Hubungan kerjasama di Hotel bertujuan untuk mencapai jalannya operasional dengan baik sedangkan manfaat dari kerjasama tersebut adalah sebagai media pemberian informasi dan pandangan atau pendapat dengan kejelasan informasi tersebut karyawan akan siap menangani tugas-tugasnya dan tanggunbg jawab yang diberikan pada tamu dan hotel. Adapun hubungan kerjasama terseut antara lain :

a.       Front Office Departement dengan F&B Departement

1.      Front Office departement memberikan daftar tamu yang datang  (guest arrival list) agar dapat mempersiapkan welcome drink atau welcome fruit buat tamu.

2.      Front Office departement memberikan informasi mengenai jumlah tamu yang sedang menginap di hotel agar dapat mempersiapkan porsi breakfast buat tamu.

3.      Front Office departement memberikan informasi tentang tamu-tamu VIP yang menginap di hotel dan permintaan khusus lainnya ke F&B departement seperti pengadaaan rangkaian buah (fruit basket) dalam kamar, honeymoon cake dan birthday cake.

b.      Fron Office Departement dengan Housekeeping Departement

1.      Memberikan informasi mengenai keadaan kamar (status kamar), agar housekeeping departement bisa mengetahui kamar mana yang vacant (kosong) dan occopied (terisi), sehingga housekeeper bisa membersihkan kamar yang akan di huni maupun yang sedang di huni oleh tamu.

2.      Memberikn informasi mengenai tamu yang complaint tentang kekurangan fasilitas kamar, sehingga housekeeper bisa menangani masalah itu.

3.      Memberikan informasi tentang tanggal kedatangan, keberangkatan, nama tamu, dan jumlah kamar yang terisi.

4.      Meberikan informasi tentang adanya penemuan atau kejadian.

5.      Kehilangan barang-barang milik hotel (lost and found section).

6.      Memberikan informasi mengenai tambahan-tambahan fasiltas yang akan ditambahkan di kamar sesuai dengan permintaan tamu, seperti : extra bed,baby cot,hair dryer dan lain-lain.

7.      Meberikan informasi mengenai tamu-tamu penting yang sangat dibutuhkan oleh roomboy.

8.      Memberikan informasi mengenai jumlah hunian kamar, yang dapat di lihat di dalam list of guest in house.

c.       Front Office Departement dengan Personal Departement

1.      Hubungannya membantu dalam menghadapi menangani masalah kesejahteraan karyawan.

2.      Hubungannya memecahkan segala macam permasalahan dan perbedaan semua karyawan untuk mencapai suatu tujuan.

d.      Front Office Departement dengan Sales & Marketing

Kerjasama front office dengan bagian sales & marketing adalah dalam mengetahui tingkat hunian kamar (room reservation clerk) di mana pada saat tamu akan melakukan chec-in hotel, maka oleh petugas reservasi menyiapkan seluruh corespondence pada saat reservasi atau sebelum tamu akan check-in, sehingga informasi daftar tamu yang akan check-in tersebut bisa di persiapkan pada keesokan harinya. Pemasaran menyampaikan ke kantor depan rencanan pembahasan kontrak dengan biro perjalanan atau badan usaha lainnya.

e.       Front Office Departement dengan Accounting Departement

1.      Menginformasikan rekening tamu tiba.

2.      Laporan rincian penjualan kamar.

3.      Akuntansi menyiapkan untuk kantor depan.

4.      Pemeriksaan rincian penjualan kamar.

5.      Gaji dan insentif atau karyawan kantor depan.

f.       Front Office Departement dengan Binatu (Laundry)

1.      Pelayanan pengadaan dan pencucian seragam kantor depan.

g.      Front Office Departement dengan Keamanan ( security)

1.      Keamanan tamu di lobby dan sekitarnya.

2.      Keamanan sekitar front office terutama cashier.

3.      Keamanan dari perampokan dan pencurian.

BAB II

AKTIVITAS SELAMA TRAINING

No	Hari / Tanggal	Aktivitas yang dilakukan	Kompetensi yang di capai
1	Rabu, 1 Juli 15	Orientsi (pengenalan sejarah hotel)	Mengetahui sejarah Sudamala.
2	Kamis, 2 Juli 15	Orientasi (melakukan pengenalan terhadap letak kamar dan restaurant dll)	Mengetahui letak kamar, restaurant , spa, lobby,deck, library dll.
3	Jum’at, 3 Juli 15	Proses Memberi Welcome Drink dan Cool Towel terhadap tamu check-in	Mengetahui cara memberi Welcome Drink dan Cool Towel Terhadap Tamu check-in.
4	Sabtu, 4 Juli 15	Masih sama dengan tanggal 3 Juli .	Melakukan pemberian Welcome Drink dan Cool Towel terhadap tamu check-in.
5	Minggu, 5 Juli 15	Orientasi mengenai greeting telephone luar dan dalam dan juga mempelajari mengenai nomor telephone dalam hotel.	Dapat memahami bagaimana cara mengucapkan greeting terhadap telephone luar dan dalam hotel dan juga mengetahui nomor-nomor telephone di dalam hotel.
6	Senin, 6 Juli 15	Orientasi mengenai log book dan key inventory.	Dapat memahami bagaimana cara membaca log book sebelum bekerja dan untuk key inventory mengetahui cara mengecek kunci pada saat selesai shift.
7	Senin,13 Juli 15	Orientasi mengenai Sistem Update Profil Tamu yang telah Check-in dan menghafal mengenai nomor telfon dalam dan	Dapat mengerti cara mengupdate data atau profil tamu yang telah mengisi registrasi form.
8	Selasa, 14 Juli 15	Masih sama dengan tanggal 13 Juli 15	Lebih memahami cara mengupdate profil tamu.
9	Rabu, 18  Juli 15	Orientasai mengenai sistem Post Billing tamu.	Lebih mengerti / memahami bagaimana cara melakukan sistem post billing tamu .
10	Senin, 3 Agustus 15	Orientasi Proses Handling Check-in Guest.	Belajar dengan cara melihat dahulu ke senior cara menghandle check-in tamu dan cara mebaca corespondence tamu.
11	Selasa,4 Agustus   15	Diberi arahan tentang prose handling check-in guest.	Dapat Mengetahui step-step saat melakukan proses handling check-in guest..
12	Kamis, 6 Agustus 15	Proses Handling Check-in guest.	melakukan Langsung proses Handling check-in guest, dapat mengetahui/memahami proses/step-step saat melakukan handling check-in guest.
13	Selasa, 25 agustus 15	Belajar mengenai mesin EDC	Dapat mengetahui cara pemakaian mesin EDC.
14	Sabtu, 10 Oktober 15	Orientasi mengenai proses handling check out guest.	Masih belajar melihat senior dalam melakukan proses check out guest.
15	Selasa,10 November 15	Masih sama dengan tanggal 10 oktober 15	Langsung belajar menghandle check out guest.
16	Selasa, 1 Desember 15	Belajar mengenai cara menjelaskan tour terhadap tamu.	Dapat memahami tentang cara menjelaskan tour terhadap tamu.

 Document: